Dokumentation in Ihrer Forstbetriebsgemeinschaft
Das Thema Dokumentation begegnet Ihnen zwangsläufig auf der Mitgliederversammlung. Sie muss stets protokolliert werden. Umfangreiche Dokumentationspflichten ergeben sich aber auch aus den Geschäftsprozessen. Denn eine FBG ist eine privatrechtliche juristische Person mit wirtschaftlichen Vorgängen. Daraus entstehen ähnliche Verpflichtungen zur Buchführung und Dokumentation wie für Gewerbetreibende. Wer die Dokumentation letztendlich übernimmt, hängt von der Struktur in Ihrer FBG ab. Dennoch sollten alle Mitglieder des Vorstands und der Geschäftsführung über die Dokumentationspflichten Bescheid wissen.
Im Alltag wird eine ausgewogene Dokumentation oft vernachlässigt, weil sie im ersten Moment zusätzlichen Aufwand bedeutet, der erst einmal keinen Mehrwert zu bringen scheint. Doch oft genug wird im Nachhinein klar, dass sich ein einfacher Vermerk gelohnt und Ihnen jede Menge Zeit erspart hätte. Andersherum hilft es Ihnen aber auch nicht, jeden Arbeitsschritt zu dokumentieren, weil der dabei anfallende Aufwand den Nutzen deutlich übersteigt. Beim Thema Dokumentation empfiehlt sich also ein gesunder, aber stringenter Mittelweg und der Einsatz der richtigen Hilfsmittel.
Dokumentation schafft Verbindlichkeit – auch in Ihrem forstlichen Zusammenschluss
Verlassen Sie sich bei Absprachen geschäftlicher Natur nicht nur auf die Verbindlichkeit Ihrer Mitglieder oder Dienstleister. Fixieren Sie stattdessen alle relevanten Vereinbarungen schriftlich. Dies betrifft auch die Eigenleistungen der Mitglieder. Wenn Sie beispielsweise gemeinschaftlich einen Weg pflegen oder die Kulturpflege vornehmen, dann dokumentieren Sie dies und klären mit einem Steuerberater, wie solche Eigenleistungen verbucht werden können. Unter Umständen lassen sich finanzielle Aufwände dafür steuerlich geltend machen.
Insbesondere beim Ausscheiden aus Ihrem Amt oder bei einer Überprüfung durch Behörden (Finanzamt, Berufsgenossenschaft, Forstbehörde) ist eine gute Dokumentation für Sie und Ihren Nachfolger essentiell. Werfen Sie alte Dokumente deshalb nicht weg, sondern legen Sie sie sinnvoll auf Ihrem Computer oder in Ihrem Dokumentenarchiv ab, um gegebenenfalls darauf zugreifen zu können.
Dokumentieren Sie nach dem Grundsatz: Soviel wie nötig, so wenig wie möglich.
Auf dieser Seite finden Sie einen Überblick über alle Grundlagen für forstliche Zusammenschlüsse.
Details zum Thema Dokumentation in forstlichen Zusammenschlüssen
Wie Sie das richtige Mittelmaß bei der Dokumentation finden
Wie eingangs beschrieben, sollten Kosten und Nutzen für die Dokumentation in einem sinnvollen Verhältnis stehen. Überlegen Sie sich also als Erstes, was Sie überhaupt dokumentieren sollten. An folgenden Fragen können Sie sich orientieren:
- Welche Informationen müssen aufbewahrt werden und wie lange?
- Welche Informationen ändern sich oft?
- Bei welchen Änderungen benötigen Sie eine Dokumentation der Zwischenschritte?
- Auf welche Arbeitsergebnisse müssen Sie im folgenden Jahr zurückgreifen?
- Welche Informationen suchen Sie öfters im Nachhinein?
- Welche Absprachen sind so wichtig, dass auch ihr Verlauf für Sie wichtig sein könnte?
Insbesondere bei wichtigen Absprachen empfiehlt es sich, den Verlauf zu dokumentieren. So können Sie bei Ungereimtheiten im Nachgang noch einmal darauf zugreifen. Haben Sie ein besonders gutes oder schlechtes Ergebnis erzielt, dann sollten Sie den Prozess und das Resultat ausgiebiger dokumentieren, um diese Informationen für ähnliche Projekte nutzen zu können.
Wie Sie richtig dokumentieren
Häufig genutzte Systeme zur Papierablage sehen vor, die Unterlagen zu sichten und in thematisch passende Ordner abzulegen. Das führt oftmals dazu, dass diverse Ordner gepflegt werden müssen: einen für den Holzverkauf, einen für Versicherungen, einen für Steuerbescheide, einen für Gehaltsabrechnungen und so weiter. Die vielen Ordner passen schnell nicht mehr in das vorgesehene Regal, wandern ins nächste Zimmer und landen schließlich im Keller. Gerade in ehrenamtlich geführten Organisationen ist für so eine Systematik oft gar keine Zeit. Im schlimmsten Fall werden alle Dokumente in einen Ordner gepackt oder in einem Schuhkarton gesammelt.
In der Regel bieten Ihnen digitale Lösungen deutlich mehr Komfort. Sie sind sicherer und sparen Ihnen viel Zeit. Besorgen Sie sich für die digitale Dokumentation einen guten Einzugsscanner und ermutigen Sie Ihre Geschäftspartner und Mitglieder, Ihnen Dokumente in digitaler Form zukommen zu lassen. Alle Unterlagen, die in Papierform bei Ihnen landen, können Sie einscannen und lediglich zwingend notwendige Originale behalten. Vergeben Sie für die Dokumente dann sprechende Namen, wie “RechnungMüllerHolzverkauf20180215.pdf”.
Unabhängig vom Medium sollten Sie bei der Dokumentation ein paar Grundregeln beachten:
- Führen Sie Schriftverkehr per E-Mail. So können Sie je nach Bedarf auf Korrespondenz zurückgreifen.
- Halten Sie telefonische Absprachen schriftlich per E-Mail fest.
- Warten Sie nicht zu lange mit der Dokumentation. Oft sind wichtige Dinge nach einiger Zeit nicht mehr eindeutig nachvollziehbar.
- Suchen Sie sich geeignete digitale Lösungen, die eine lückenlose Dokumentation zulassen.
- Dokumentieren Sie ähnliche Informationen an einer Stelle. So finden Sie die Informationen schneller.
- Überlegen Sie sich Konventionen (zum Beispiel für die Namensgebung von Dateien) und halten Sie diese Konventionen auch konsequent ein.
In welcher Form müssen Sie Unterlagen aufbewahren
Einige Unterlagen, wie Jahresabschlüsse, Bilanzen, Rechnungen und andere Belege müssen Sie im Original aufbewahren. Falls diese Belege auf Thermopapier gedruckt sind, sollten diese kopiert oder eingescannt werden und zusammen mit dem Originalbeleg aufbewahrt werden. Bei allen anderen Dokumenten genügt es, wenn sie inhaltlich mit dem Original übereinstimmen. Sie können also gescannt und als Datei aufbewahrt werden. Es empfiehlt sich, alle Dokumente, Rechnungen, Belege, E-Mails und Briefe direkt bei Erhalt oder Versand monatsweise und thematisch sortiert zu archivieren.
Das Gesetz schreibt vor, dass alle archivierten Unterlagen jederzeit zugänglich und gut lesbar sein müssen. Die Unterlagen sollten daher nicht auf dem Dachboden oder im Keller, aber auch nicht zusammen mit anderen privaten Unterlagen aufbewahrt werden. Eine digitalisierte Archivierung ist möglich. Klären Sie am besten mit einem spezialisierten Steuerberater, welche Unterlagen Sie darüber hinaus im Original behalten sollten.
