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Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit in einer Forstbetriebsgemeinschaft

Ein forstlicher Zusammenschluss, wie eine FBG, ist immer auch eine Gemeinschaft von Menschen. Über alle Aktivitäten der FBG sollten die Mitglieder informiert und bestenfalls für sie begeistert werden. Zu dieser internen Kommunikation kommt externe Kommunikation in Form von Berichten gegenüber Behörden oder Absprachen mit Dienstleistern hinzu. Durch Öffentlichkeitsarbeit können Sie zudem dafür sorgen, dass die gute Arbeit in Ihrer Forstbetriebsgemeinschaft auch die Aufmerksamkeit bekommt, die sie verdient hat.

Interne Kommunikation in forstlichen Zusammenschlüssen

Zur internen Kommunikation können Sie sämtlichen Austausch mit Ihren Mitgliedern zählen. Dass dies mehr ist, als die jährliche Mitgliederversammlung, leuchtet ein. Unabhängig davon haben die Pflichtveranstaltungen und Informationsverpflichtungen natürlich Vorrang. Regelmäßig sind Vorstandssitzungen abzuhalten. Es empfiehlt sich, die Mitglieder nicht nur in der Mitgliederversammlung über die Vorstandssitzungen zu informieren.

Ein weiterer Pflichtpunkt ist das Versenden von Rechnungen für die Mitgliedsbeiträge. Wenn Sie in Ihrer FBG zusätzlich noch Gebühren oder Rücklagen pro Festmeter in Rechnung stellen oder selbst für die Verbuchung von Holzrechnungen, Gutschriften und Abfuhrgenehmigungen zuständig sind, dann kommen diese Mitteilungen dementsprechend dazu. Hier sind die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung zu beachten.

Proaktive Kommunikation innerhalb der Forstbetriebsgemeinschaft

Versuchen Sie, Ihre Mitglieder im Jahresverlauf in alle wichtigen Geschehnisse einzubinden. Sie müssen natürlich nicht aus jeder Holzabfuhr direkt eine Feier machen. Die Mitglieder freuen sich aber, wenn sie wissen, wer bei ihnen im Wald unterwegs ist. Versuchen Sie außerdem, regelmäßige Veranstaltungen im Wald durchzuführen. Laden Sie sich regelmäßig einen forstlichen Berater oder den Revierförster ein und führen Sie Exkursionen und Gespräche mit den Waldbesitzern im Wald durch. Empfehlenswert sind auch festliche und gemütliche Veranstaltungen, wie ein Sommergrillfest.

Im Fall von Fragen oder Änderungen bei den Eigentumsverhältnissen kommen die Mitglieder wiederum auf Sie zu. Sie sollten sich aktiv für einen Kommunikationskanal entscheiden und dies den Mitgliedern mitteilen. So verhindern Sie, dass Sie sowohl postalisch, telefonisch als auch per E-Mail kontaktiert werden und den Überblick verlieren. Wir empfehlen Ihnen E-Mail-Kommunikation, da diese die Dokumentation im Nachhinein erleichtert. Informationen zum Thema Dokumentation finden in diesem Artikel.

Um Frustration zu vermeiden, sollten Sie zeitnah auf die Anfragen Ihrer Mitglieder antworten.

Externe Kommunikation in forstlichen Zusammenschlüssen

Wie der Name schon sagt, meint externe Kommunikation die Kommunikation nach außen. Behörden wünschen sich zum Beispiel regelmäßig einen Geschäftsbericht. Für das Finanzamt sind entsprechende Buchhaltungspflichten umzusetzen, und weitere Verbände, Versicherungen und Kammern wollen unterrichtet werden.

Regelmäßiger Austausch mit forstlichen Dienstleistern

Gehen Sie in einen proaktiven Austausch mit Ihren Dienstleistern, statt sich auf die Kommunikation zu Ausschreibungen, Angebotsanforderungen und Auftragsvergaben zu beschränken. Sollten Sie einen forstlichen Berater für die Forsteinrichtung beziehungsweise waldbauliche oder betriebliche Planungen beauftragen, dann gehen Sie mit ihm in einen ständigen Austausch. Lassen Sie sich über seine Aktivitäten informieren und messen Sie gegebenenfalls noch einmal nach. Der Forstberater will seine Arbeit richtig machen und ist dabei auf diverse Informationen von Ihnen angewiesen. Schauen Sie hin und wieder in Ihrem Wald vorbei und prüfen Sie, was die Dienstleister vor Ort machen. Schenken Sie ihnen Ihre Aufmerksamkeit und klären Sie Unklarheiten gleich vor Ort.

Das alles lässt sich natürlich mit einem hauptamtlichen Geschäftsführer einfacher gestalten, aber auch in ehrenamtlichen FBGen lohnt sich dieser Aufwand. Denn die Qualität der Arbeit steigt durch den stetigen Austausch untereinander. Versuchen Sie, die externe Kommunikation zentral zu steuern und zeitnah zu reagieren. Und vergessen Sie nicht: Seien Sie stets freundlich, sowohl in der schriftlichen, als auch in der verbalen Kommunikation.

Tauschen Sie sich regelmäßig mit Ihren Forstpartnern aus.

Öffentlichkeitsarbeit für Forstbetriebsgemeinschaften

Öffentlichkeitsarbeit (Public Relations) hilft Ihnen, Ihre Erfolge auch zu kommunizieren und so zum Beispiel neue Mitglieder zu gewinnen. Nehmen Sie dafür Kontakt mit der Redaktion Ihrer Regionalzeitung auf. In der Regel freut man sich dort über Anregungen zu einem Artikel oder über eine Einladung für eine von Ihnen organisierte Veranstaltung. Sie können auf diese Art und Weise auch im Voraus über anstehende forstwirtschaftliche Maßnahmen und deren Notwendigkeit informieren. So wissen auch die Waldbesucher, dass ein Einschlag vorgenommen wird.

Bei der Öffentlichkeitsarbeit sollten Sie folgende Dinge berücksichtigen:

  • Informieren Sie sich vorab über die Vorlaufzeiten für Artikel und planen Sie diese ein.
  • Machen Sie sich auf die Suche nach einem festen Ansprechpartner in der Redaktion und pflegen Sie diesen Kontakt.
  • Versetzen Sie sich in die Leser der Zeitung und fragen Sie sich, was sie interessieren würde.
  • Sollten Sie selbst einen Text verfassen, dann erklären Sie die Fremdwörter aus der Forstbranche.
  • Lesen Sie alle Texte und auch schriftliche Anfragen an Redakteure gegen beziehungsweise lassen Sie sie noch einmal kontrollieren.

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Wissenswertes zum Thema Kommunikation

Wie Sie Waldwege richtig absperren sollten
Oft lässt sich eine Sperrung von Waldwegen nicht vermeiden. Für Waldbesucher kann dies ärgerlich sein, vor allem, wenn die Gründe für die Sperrung nicht klar sind. Für den Fall, dass Waldwege gesperrt werden müssen, sollten Sie dies deshalb nicht nur mit einem Flatterband machen.

 

Investieren Sie in ein größeres Banner, das Sie über den Weg spannen. Auf dem Banner sollte dargestellt werden, warum der Weg oder der Bestand gesperrt ist und wer der Ansprechpartner ist.

Über die Einladung und Agenda der Mitgliederversammlung

Die Mitglieder- beziehungsweise Generalversammlung ist ein wichtiges Instrument zur internen Kommunikation. Alle Mitglieder müssen fristgerecht (meist mindestens vier Wochen vor der Versammlung) eingeladen werden. An die Einladung sollten Sie auch die Tagesordnung anhängen. Ob die Einladungen mit der Post oder per E-Mail versandt werden müssen, ist im Normalfall über die Satzung geregelt. Neben Ihnen haben auch die Mitglieder das Recht, Punkte auf die Agenda zu setzen. Vergessen Sie nicht, ein Protokoll über die Mitgliederversammlung anzufertigen und zu versenden. Tipps für die Vorbereitung der Mitgliederversammlung finden Sie in diesem Artikel.

 

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