Tagesgeschäft in Ihrer Forstbetriebsgemeinschaft
„Tagesgeschäft“ meint alltägliche oder gewöhnliche Tätigkeiten in Ihrer Forstbetriebsgemeinschaft. Dementsprechend ergibt sich Ihr Tagesgeschäft auch aus den Geschäftsfeldern, in denen Sie aktiv sind. Zudem sollten Sie im Jahresverlauf mit phasenweisen Arbeitsspitzen für diverse Aufgabengebiete rechnen. Wir empfehlen Ihnen deshalb, die wichtigsten kommenden Aufgaben vorab im Kalender einzutragen, damit Sie ausreichend Zeit für diese Tätigkeiten einplanen können.
Zudem sollten Sie Ihre regelmäßigen Tätigkeiten dokumentieren. So können Sie Rechenschaft gegenüber Mitgliedern oder Behörden ablegen und einen etwaigen Nachfolger besser einarbeiten. Informationen zur Dokumentation finden Sie auf dieser Seite.
Grob lässt sich das Tagesgeschäft in die folgenden drei Felder einteilen:
- Geschäftlicher Bereich
- Mitgliederverwaltung
- Behördlicher Bereich
Finden Sie weiter unten nähere Informationen zu den einzelnen Bereichen.
Gerade bei ehrenamtlich geführten Forstbetriebsgemeinschaften ist die Zeit begrenzt und die Wertschätzung gering. Sie sollten sich deshalb gut strukturieren, Ihre Arbeitsabläufe optimieren und Ihre Mitglieder miteinbeziehen. So verhindern Sie, dass Sie sich in Details verlieren, die Arbeit deshalb überfordert und der Kontakt zu den Mitgliedern letztendlich auf der Strecke bleibt.
Strukturieren Sie sich im Tagesgeschäft sinnvoll und optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe.
Details zum Tagesgeschäft in einer Forstbetriebsgemeinschaft
Details zum geschäftlichen Bereich
In diesen Bereich fallen vor allem Planungsaktivitäten sowie die Durchführung von forstwirtschaftlichen Maßnahmen. In Ihrer FBG treffen Sie sowohl kurzfristige als auch langfristige Entscheidungen, die in Planungsaktivitäten vorbereitet werden sollten. Unterschätzen Sie den Bedarf für die Planungen nicht und überlassen Sie sie nicht allein Ihrem Förster oder Forstberater. Stimmen Sie sich stattdessen mit möglichst vielen Partnern ab und bleiben Sie im Dialog mit Ihrem forstlichen Berater, dem Revierförster und den Dienstleistern.
Nicht immer muss es eine lupenreine Forsteinrichtung sein. Erstellen Sie aber zumindest eine ausreichende Betriebsplanung, in der Sie konkrete flächenbezogene Ziele, Maßnahmen und Kontrollprozesse festlegen. Die Grundlagen dieser Planung bilden die Inventur, die Wachstumsdynamik des Waldes und die Gegebenheiten des lokalen Holzmarktes. Sie können eigenständig Vorarbeit leisten und Ihr Ergebnis dann mit Ihrem Forstberater oder Förster abstimmen. Fragen Sie bei etwaigen Wissenslücken aber unbedingt nach, denn auch im Forstsektor kursieren viele Fachbegriffe, die bei falschem Gebrauch schnell zu Missverständnissen führen können.
Folgende Tätigkeiten fallen in den Bereich Planung:
- Erstellung von Betriebsplänen (idealerweise Forsteinrichtung)
- Planung forstwirtschaftlicher Maßnahmen sowie von Ausgleichsflächen und sonstigen Maßnahmen (zum Beispiel bei witterungsbedingter Umdisponierung)
- Finanzplanung
Nutzen Sie Karten zur Visualisierung Ihrer Planung und rechnen Sie mit genügend Vorlaufzeit. Insbesondere bei Maßnahmen im Winter sollten Sie rechtzeitig sicherstellen, dass die jeweiligen Dienstleister auch verfügbar sind. Halten Sie Absprachen immer schriftlich fest, um gegebenenfalls darauf zurückgreifen zu können. Fragen Sie bei Unstimmigkeiten oder Wissenslücken zudem immer aktiv und zeitnah nach, um Problemen zuvorzukommen.
Zudem sollten Sie stets mit Unwägbarkeiten rechnen. Denn in der Praxis tritt selten der Optimalfall ein. Dienstleister können zum Beispiel verhindert sein, Maschinen ausfallen, oder die Witterung macht Ihnen einen Strich durch die Rechnung. Planen Sie Ihre Maßnahmen deshalb stets mit einem ausreichend großen Puffer.
Gerade in ehrenamtlich geführten Forstbetriebsgemeinschaften fehlt es an Knowhow für die Planung. Es lohnt sich deshalb, eine Schulung in diesem Bereich zu machen oder einen Forstberater hinzuzuziehen.
Sind etwaige Maßnahmen ausreichend geplant, können sie umgesetzt werden. In den Bereich Umsetzung fallen vor allem folgende Tätigkeiten:
- Auftragsvergabe, Kontrolle und Abrechnung des Holzeinschlages, der Holzaufarbeitung und -bringung
- Auftragsvergabe und Kontrolle der Forstkultur-Arbeiten, der Bestandspflege und des Forstschutzes
- Holzverkauf an unterschiedliche Abnehmer
- Bau und Unterhaltung von Wegen
- Materialeinkauf, zum Beispiel Forstpflanzen oder Wegebaumaterial
- Beschaffung oder Miete sowie Einsatz von Maschinen und Geräten
Alle diese Maßnahmen müssen in der Mitgliederversammlung abgestimmt, beschlossen und protokolliert werden. Letztendlich bilden sie die Geschäftsordnung, die wiederum Ihre Arbeitsgrundlage ist.
Über die Mitgliederverwaltung
Als Verantwortlicher in Ihrer FBG sind Sie für die Erfüllung der Geschäftsordnung zuständig. Diese wird in der Mitgliederversammlung beschlossen und bildet Ihre Arbeitsgrundlage. Daneben ist es aber Ihre Aufgabe, die Gemeinschaft in Ihrer FBG zu fördern und die Mitglieder über aktuelle Geschehnisse auf dem Laufenden zu halten. Dieser Tätigkeitsbereich lässt sich als Mitglieder-Management bezeichnen.
Folgende Tätigkeiten fallen unter anderem in den Bereich Mitglieder-Management:
- Pflege des Mitglieder- und Flächenverzeichnisses
- Jährliche Wirtschaftsplanung und Jahresabschluss
- Erarbeitung von Berichten und statistischen Auswertungen
- Führung des Schriftverkehrs
- Einforderung der Mitgliedsbeiträge
- Veranstaltungsplanung und Durchführung (Mitgliederversammlung, Exkursionen etc.)
- Aktive Kommunikation mit den Mitgliedern
- Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen
Natürlich können Sie sich für die einzelnen Tätigkeiten von Ihrem Stellvertreter oder von den Mitgliedern unterstützen lassen. Letztendlich sind Sie aber verantwortlich für die sachgemäße Bearbeitung der in der Satzung und Geschäftsordnung festgelegten Aufgabengebiete.
Bei der Mitgliederverwaltung geht es nicht bloß um das Abarbeiten einzelner Tätigkeiten und die Erfüllung der Vereinssatzung, sondern auch um den Zusammenhalt der Gemeinschaft. Sie sollten Aufgabengebiete der Mitgliederverwaltung, wie zum Beispiel die Mitgliederversammlungen oder einen regelmäßigen Infobrief, deshalb als Chance sehen, Ihre Mitglieder zu motivieren und von Ihrer guten Arbeit und einer Mitarbeit zu überzeugen.
Auf dieser Seite finden Sie weitere Informationen zur Mitgliederverwaltung.
Informationen zu behördlichen Tätigkeiten
Als FBG-Verantwortlicher sind Sie berichtspflichtig gegenüber den zuständigen Behörden. So müssen Sie zum Beispiel bestimmte Tätigkeiten nachweisen, um den Status Ihrer Forstbetriebsgemeinschaft aufrechtzuerhalten. Vernachlässigen Sie die Dokumentation Ihrer Aktivitäten unter keinen Umständen. Denn eine gute Dokumentation erleichtert Ihnen im Nachhinein oft die Arbeit.
Die behördlichen Tätigkeiten nehmen vor allem zu, sobald Sie forstliche Förderung in Anspruch nehmen.
Hierunter fallen folgende Dinge:
- Recherche nach Fördermitteln
- Prüfung der Förderungswürdigkeit
- Zusammenstellen der Unterlagen und Beantragung der Fördermittel
- Regelmäßige Nachweise zu den erbrachten Leistungen der geförderten Maßnahmen.
Über weitere Tätigkeiten
Weitere eher seltene Tätigkeiten in Ihrer FBG sind:
- Findung und Grenzanzeichung der Parzellen
- Parzellenscharfe Erfassung und Abrechnung
- Weiterbildung der Mitglieder durch Schulungen, Beratung und Information
- Öffentlichkeitsarbeit zu forstwirtschaftlichen Themen
- Kauf oder Verkauf von Flächen zur Arrondierung der Bewirtschaftungsflächen
Bei all diesen Tätigkeiten sind Sie nicht auf sich allein gestellt. Fragen Sie aktiv nach Hilfe – zum Beispiel bei spezialisierten Dienstleistern, aber auch bei Ihren Mitgliedern. Gemeinsam machen sie Ihre Forstbetriebsgemeinschaft noch besser.
Was ist eine Forsteinrichtung?
Die Forsteinrichtung ist die periodische Betriebsplanung für einen Forstbetrieb. In der Regel bezieht sie sich auf eine Dekade und besteht aus den Teilen Inventur, Planung und Kontrolle. Letztendlich ist sie der Fahrplan, um die gesteckten Wirtschaftsziele zu erreichen. Aus der Forsteinrichtung ergeben sich mindestens der Hiebssatz in Fm/ha und Jahr sowie die Flächengrößen für die jeweiligen Maßnahmen (zum Beispiel Einschlag und Pflanzung). Eine Forsteinrichtung empfiehlt sich vor allem für größere Forstbetriebe.
Was ist eine Betriebsplanung?
Die Betriebsplanung ist die konkrete planerische Umsetzung der in der Forsteinrichtung festgelegten Planziele. Aus ihr ergibt sich, welche konkreten Flächen kurzfristig (aktuelles und Folgejahr), mittelfristig (bis in fünf Jahren) und langfristig (bis in zehn Jahren) bearbeitet werden. Je kleiner der Forstbetrieb ist, desto weniger empfiehlt sich eine Forsteinrichtung. Eine Betriebsplanung ist hingegen zwingend nötig, im Detailgrad aber variabel.
