Mitgliederverwaltung in forstlichen Zusammenschlüssen
Wir möchten Sie ermutigen, Ihre Mitglieder aktiv zu begleiten. Sorgen Sie für Vertrauen bei Ihren Mitgliedern, indem Sie die richtigen Rahmenbedingungen bei der Mitgliederverwaltung setzen, geeignete Hilfsmittel verwenden und so Ihre Arbeit verbessern.
Kleinteilige Tätigkeiten erhöhen die Fehlerquote
Als Verantwortlicher in Ihrem forstlichen Zusammenschluss haben Sie regelmäßig mit kleinteiliger Arbeit zu tun. So müssen Sie zum Beispiel die Kontaktdaten all Ihrer Mitglieder aktuell halten, die Mitgliedsbeiträge einsammeln und die Einladungen für die Jahresversammlung verschicken – neben den eigentlichen Hauptaufgaben aus den Geschäftsfeldern.
Die Kleinteiligkeit der anfallenden Tätigkeiten kann zu einer hohen Fehlerquote führen. Diese Fehler wiederum führen zu weiteren Fehlern, die Sie von vornherein vermeiden können. Zudem benötigt kleinteilige Arbeit viel Zeit, die Ihnen dann an anderer Stelle fehlt. Letztlich laufen Sie Gefahr, das Vertrauen Ihrer Mitglieder und Ihrer Partner zu verlieren.
Mit den richtigen Grundlagen und Hilfsmitteln erhöhen Sie hingegen die Qualität Ihrer Arbeit und erreichen bessere Ergebnisse in kürzerer Zeit. Als Folge davon gewinnen Sie das Vertrauen Ihrer Mitglieder. Informieren Sie sich dazu auch über das Thema Dokumentation in forstlichen Zusammenschlüssen.
Durch die Verringerung der Fehlerquote gewinnen Sie das Vertrauen Ihrer Mitglieder.
Hilfestellung bei der Optimierung der Mitgliederverwaltung
Es ist wichtig, dass Sie nötige Verbesserungen in der Mitgliederverwaltung schrittweise vornehmen. Die folgenden Schritte helfen Ihnen, dabei zielgerichtet vorzugehen.
1. Schritt: Analyse des Ist-Zustandes
Mögliche Fragen, die Sie sich stellen sollten:
- Was läuft aktuell besonders gut und warum?
- Was läuft aktuell nicht gut und warum?
- Was sagen Ihre Mitglieder über Ihre Arbeit?
- Wie viel Zeit verbringen Sie mit welchen Tätigkeiten?
- Wie würden Sie Ihre Zeit gerne einteilen?
- Welche Fehler machen Sie häufiger?
- Welche Tätigkeiten führen Sie ungern aus und warum?
- Welche Arbeitsschritte ergeben sich aus Ihren Aufgaben?
- Welche Werkzeuge und Arbeitsmittel verwenden Sie für den jeweiligen Arbeitsschritt und warum?
Seien Sie bei der Analyse ehrlich zu sich selbst. Nur so können Sie die Stärken und Schwächen Ihrer Arbeitsweise zu Tage fördern.
2. Schritt: Ziehen Sie die richtigen Schlüsse
Fragen Sie sich deshalb:
- Was können Sie ohne viel Aufwand direkt ändern?
- Was sollten Sie am dringendsten ändern?
- Welche Änderungen benötigen welche Vorbereitungen?
- Was möchten Sie mit den Änderungen konkret erreichen?
- Können Sie Arbeitsprozesse optimieren und Arbeitsschritte einsparen?
- Welche Werkzeuge und Arbeitsmittel können Ihnen die Arbeit in Zukunft erleichtern?
3. Schritt: Setzen Sie die richtigen Hilfsmittel ein
Dabei sollten Sie sich vorab überlegen, was Sie selbst leisten können und wollen und wo Sie Hilfe von Dienstleistern nutzen sollten. Sind Ihre Kalender und Aktenordner zum Beispiel stets gut gepflegt und halten einer Betriebsprüfung stand, dann spricht nichts dagegen, weiterhin mit Papier zu arbeiten. Andernfalls sollten Sie ernsthaft in Erwägung ziehen, ein System zur elektronischen Datenverarbeitung zu nutzen. Fragen Sie dazu auch die Kollegen anderer FBGen oder Gewerbetreibende, wie diese solche Aufgaben mit EDV lösen.
Auf dem Markt gibt es unzählige Angebote, die Ihnen die Arbeit als FBG-Verantwortlicher erleichtern können – von selbstgebauten Excel-Listen bis hin zu teuren Desktop-Lösungen. Wichtig ist, dass die von Ihnen eingesetzte Software auch zu Ihren Bedürfnissen passt. Unübersichtliche Programme frustrieren genauso wie Einzellösungen für jede Tätigkeit.
Fragen, die Ihnen bei der Auswahl Ihres Hilfsmittels helfen:
- Sind die Kosten für das Programm tragbar?
- Ist die Handhabung des Programms intuitiv?
- Deckt das Programm Ihre individuellen Bedürfnisse ab?
- Ist eine Zusammenarbeit mit mehreren FBG-Verantwortlichen möglich?
- Sind Notizen zu den Absprachen mit den einzelnen Mitgliedern möglich?
- Erfüllt das Programm alle Anforderungen an den Datenschutz?
4. Schritt: Kommunizieren Sie Ihre Verbesserungen
Ein intuitives und für ehrenamtliche FBGen optimiertes Tool ist FBG Online.
Finden Sie hier alle Grundlagen-Themen für forstliche Zusammenschlüsse.
Detailthemen zur Mitgliederverwaltung in forstlichen Zusammenschlüssen
Wie Sie Ihre Mitgliederversammlung vorbereiten
Die Mitgliederversammlung ist ein wichtiger Baustein, um den Zusammenhalt in Ihrer FBG zu fördern. Hier stellen Sie Ihre Arbeit und die Ergebnisse aus dem Geschäftsjahr vor, tauschen sich mit allen anwesenden Waldeigentümern aus und müssen letztendlich auch Rede und Antwort stehen. Zudem wird der Vorstand bestätigt oder neu gewählt.
Umso wichtiger ist die Vorbereitung der Versammlung, damit Sie gut in die Veranstaltung starten können.
Folgende Punkte helfen Ihnen:
- Verschicken Sie die Einladung zur Versammlung rechtzeitig. So können sich die Teilnehmer den Termin freihalten, und ihr Erscheinen ist gesichert.
- Die Einladung sollte neben der Veranstaltungs-Adresse vor allem auch eine Agenda enthalten. Dadurch wissen die Mitglieder bereits im Voraus, was sie erwartet.
- Sorgen Sie für ein ansprechendes Ambiente, damit sich alle Teilnehmer wohlfühlen.
- Seien Sie lieber eine halbe Stunde zu früh als fünf Minuten zu spät.
- Bereiten Sie die zu besprechenden Themen gut vor und überlegen Sie sich vorab, welche kritischen Fragen kommen könnten.
- Versuchen Sie positive und negative Punkte ausgewogen zu behandeln. Erfolge sollten zwar gefeiert werden, Lobpreisungen sind aber fehl am Platz. Und auch umgekehrt ist es wichtig, dass Sie sich nicht zu sehr an negativen Themen aufhängen.
- Suchen Sie sich eventuell Hilfe bei der Vorbereitung.
Warum sich die Digitalisierung der Mitgliederdaten lohnt
Um bei der Kleinteiligkeit Ihrer Arbeit besser den Überblick zu behalten, empfehlen wir Ihnen dringend, Ihre Mitgliederdaten zu digitalisieren. So vermeiden Sie eine Zettelwirtschaft, können direkt mit den Daten arbeiten und sie leichter auf dem neuesten Stand halten. Gleichzeitig können Sie Ihre Arbeit besser dokumentieren und im Bedarfsfall genau Rechenschaft ablegen. Sie werden den zusätzlichen Komfort von digitalen Mitgliederdaten schnell merken, weil Sie nun gemeinsam mit weiteren FBG-Verantwortlichen an den gleichen Themen arbeiten können.
Der initiale Mehraufwand für die Digitalisierung der Mitgliederdaten lohnt sich im Nachhinein um ein Vielfaches.
Warum Sie mit Vorlagen arbeiten sollten
Als FBG-Verantwortlicher kehren bestimmte Aufgaben immer wieder. Wir empfehlen Ihnen deshalb, an sinnvollen Stellen mit Vorlagen zu arbeiten. Investieren Sie lieber einmal mehr Zeit in eine saubere Vorlage und greifen Sie dann regelmäßig darauf zurück. So sparen Sie im Nachhinein viel Zeit, Mühe und minimieren Ihre Fehlerquote.
Sinnvolle Vorlagen können sein:
- Infobriefe
- Einladung zur Vollversammlung
- Einladungen zu Exkursionen
- Mitgliedsrechnungen
- Zahlungsermahnungen
Wie Sie eine sinnvolle Ordnerstruktur anlegen
Ziel jedes Ablagesystems ist es, Ihnen den nötigen Überblick zu verschaffen und Zeit zu sparen. Statt lästig nach Dokumenten suchen zu müssen, finden Sie so in Windeseile die richtigen Dateien.
Es gibt diverse gut funktionierende Ablagesysteme, wie zum Beispiel das 7-Ordner-System. Es besagt, dass jeder Hauptordner maximal sieben Unterordner hat. Diese wiederum haben ebenfalls maximal 7 Unterordner. Tiefere Ebenen benötigen Sie nicht.
Hilfreich ist es auch, die einzelnen Ordner eindeutig zu benennen. In jedem Ordner können Sie einen Archiv-Unterordner anlegen, in dem Sie veraltete Dateien ablegen. So behalten Sie den Überblick und wissen immer, welche Version eines Dokuments aktuell ist. Überdies empfiehlt es sich, an einzelne Dokumentennamen das Datum anzuhängen, zum Beispiel: “Einladung_Mitgliederversammlung_20180215.*”
Legen Sie Dokumente gleich richtig ab und speichern Sie sie nicht erst auf dem Desktop.
